SCOP:
Aceasta procedura stabileste:
1. Un set unitar de reguli care reglementeaza implementarea si utilizarea sistemului de supraveghere video in scopul asigurarii securitatii persoanelor si bunurilor, pazei si protectiei bunurilor, imobilelor, valorilor si a materialelor cu regim special care sunt utilizate in activitate, respectand in acelasi timp
obligatiile ce revin REGIO CALATORI S.R.L. in calitate de operator de date, conform Legii nr.677/2001 si masurile de securitate adoptate pentru protectia datelor cu caracter personal, protejarea vietii private, a intereselor legitime si garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
2. Responsabilitatile privind administrarea si exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum si cele privind intocmirea, avizarea si aprobarea documentelor aferente acestor activitati. Procedura privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video al REGIO CALATORI S.R.L. si masurile de protectie luate de societate pentru a proteja datele c u caracter personal,viata privata si alte drepturi fundamentale precum si interese legitime ale persoanelor f i l m a t e .
DOMENIUL:
Procedura se aplica in cadrul activitatii de supraveghere p r i n mijloace video. Procedura se aplica, corespunzator competentelor, de catre:
– personalul desemnat cu administrarea sistemului;
– conducerea societatii;
– personalul extern care asigura mentenanta sistemelor de supraveghere.
1. CONDITII DE LEGITIMITATE
REGIO CALATORI S.R.L. prelucreaza imaginile inregistrate respectand prevederile legale in domeniu.
1.1 Referinte normative:
a) Legea nr.333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, cu modificarile si completarile ulterioare ( M. Of. Nr. 189/18.03.2014);
b) Hotararea nr.301din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr.333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor ( M. Of. Nr.335/17.05.2012);
c) Legea nr.677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare ( M. Of.nr. 790/12.12.2001);
d) Ordinul Avocatului Poporului nr.52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal ( M. Of nr. 383/05.06.2002);
e) Decizia ANSPDCP nr.52 din 31 mai 2012 privind prelucrarea datelor eu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video ( M.Of.nr. 52/11.06.2012)
f) Instructiunile Autoritatii Europene de Protectie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles.
1.2 Utilizarea sistemului video este necesara pentru buna administrare si functionare a REGIO CALATORI S.R.L., in special in vederea controlului de securitate si paza descris in sectiunea 3.1 de mai jos.
1.3 Transparenta
Politica privind utilizarea sistemelor video este disponibila pe pagina de internet a REGIO CALATORI S.R.L.
1.4. Auditare interna
Sistemul video existent a fost instalat in urma unor analize de risc intocmite in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
1.5. Revizuiri periodice
O revizuire periodica va fi intreprinsa anual de catre structurile responsabile cu asigurarea securitatii si va reanaliza:
– Necesitatea mentinerii in uz a sistemului;
– Indeplinirea scopului declarat;
– Posibile alternative adecvate la sistem;
– Prezenta Procedura respecta in continuare Legea nr. 677/2001.
2. ZONELE SUPRAVEGHEATE
Se supravegheaza prin mijloace video:
– zonele si caile de acces in incinta c a s e r i i l o r / u n i t a t i ;
– zonele de acces si spatiile destinate angajatilor, calatorilor si vizitatorilor;
– imprejurimile cladirilor pentru a proteja spatiile exterioare;
– locuri de pastrare, depozitare si manipulare a legitimatiilor de calatorie, materialelor etc..
Amplasarea camerelor a fost atent revizuita pentru a asigura limitarea pe cat posibil a monitorizarii zonelor care nu prezinta interes pentru scopul urmarit si este anexata prezentei proceduri. Dispozitivele de inregistrare se amplaseaza intr-un spatiu bine protejat, asigurat corespunzator pentru eliminarea posibilitatii sustragerii suportului de stocare sau a dispozitivului in special in timpul producerii unui eveniment. Nu sunt monitorizate zonele in care exista un nivel ridicat al asteptarilor privind viata privata, precum birourile, toaletele si alte locatii similare. In mod exceptional, in cazul unor necesitati in materie de securitate justificate in mod corespunzator, se pot instala camere in astfel de locuri, insa numai dupa efectuarea unei evaluari de impact de catre conducerea societatii. In astfel de cazuri se va amplasa un anunt specific si vizibil in locurile respective.
3. DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRTN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO
3.1 Scopul supravegherii prin mijloace video
REGIO CALATORI S.R.L. utilizeaza sistemul de supraveghere video doar in scopul securitatii persoanelor si bunurilor, pazei si protectiei bunurilor, imobilelor, valorilor si a materialelor cu regim special care sunt utilizate in activitatea societatii . Sistemul de supraveghere video completeaza celelalte masuri fizice de securitate, cum ar fi paza, asigurata de agentii de paza si i n plus, sistemul asigura combaterea si daca este cazul cercetarea accesului fizic
neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat la spatiile securizate si incaperile protejate. Sistemul de supraveghere video ajuta la prevenirea, detectarea si investigarea furturilor de echipament sau de bunuri detinute de unitate sau la prevenirea, detectarea si investigarea riscurilor si amenintarilor la adresa personalului angajat care isi desfasoara activitatea la locatia supravegheata.
3.2 Limitarea scopului
Sistemul de supraveghere video nu este utilizat in alt scop decat cel notificat, nu foloseste la monitorizarea activitatii angajatilor sau la pontaj. Sistemul nu este mijloc de investigare sau de obtinere a unor informatii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, cu exceptia situatiilor in care se produce un incident de securitate fizica sau se observa un comportament infractional (in circumstante exceptionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare in cadrul unei investigatii disciplinare sau penale).
3.3 Categorii speciale de date
Sistemul video al REGIO CALATORI S.R.L. nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectiva) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvaluie “categorii speciale de date”. Societatea nu intentioneaza sa utilizeze sistemul de supraveghere in
mod ad-hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanta.
3.4 Descrierea si specificatiile tehnice ale sistemului
In mod conventional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca functie inregistrarea imaginilor. Sistemul poate inregistra orice miscare detectata de camerele instalate in zona supravegheata, alaturi de data, ora si locatie. Atunci cand este necesar, calitatea imaginilor permite recunoasterea celor care trec prin zona de actiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranta a prelucrarii datelor care pot fi obtinute in urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fara functie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetru/scopul supravegherii. Personalul special instruit trebuie sa respecte setarile de confidentialitate si drepturile de acces. Exista interconexiune intre sistemele de supraveghere video de la sediul societatii si cel de la punctele de lucru ale societatii. Nu se inregistreaza sunetul. Accesul este strict limitat, la angajatii anume desemnati de catre societate, in spatiul unde se afla echipamentele de inregistrare si stocare ale sistemului de supraveghere video.
3.5 Beneficiile sistemului de supraveghere:
– Cresterea controlului in perimetrul supravegheat, a intrarilor si iesirilor;
– Restrictionarea accesului persoanelor straine;
– Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevazute;
– Respectarea actelor, normativelor si legislatiei in vigoare pentru obiectivele cu risc.
4. INSTALAREA, ADMINISTRAREA, EXPLOATAREA SISTEMULUI
In vederea asigurarii unei protectii eficiente a drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor fizice, in cadrul operatiunilor de supraveghere video a cailor publice de acces si a spatiilor publice deschise este interzisa prelucrarea de imagini care sa vizualizeze interiorul imobilelor vecine locuite sau a cailor de acces in acestea. Echipamentele sunt astfel instalate incat sa se afle sub supraveghere doar acele spatii identificate in analiza de risc ca avand nevoie de protectie suplimentara. Utilizatorii sistemului video sunt instruiti sa nu monitorizeze astfel de zone.
4.1 Camera DVR
Nu este permis accesul neautorizat la camera DVR. Accesul este strict limitat la angajati, personalul desemnat cu administrarea sistemului, conducerea societatii si reprezentantii firmei care asigura mentenanta sistemului, insotiti de unul din personalul desemnat cu administrarea sistemului . De la caz la caz, se poate acorda accesul la camera DVR si altor persoane, in afara celor mentionate mai sus, doar pe baza de autorizare din partea conducerii unitatii. Aceste persoane nu vor avea acces la datele personale prelucrate i n activitatea de supraveghere video.
5. PROTEJAREA VIETII PRIVATE SI SECURITATEA INFORMATIlLOR
Pentru a proteja securitatea sistemului video si pentru a spori gradul de protectie a vietii, au fost introduse urmatoarele masuri tehnice si organizatorice:
– Limitarea timpului de stocare a materialului filmat, in conformitate cu cerintele de securitate;
– Mediile de stocare (serverele pe care se stocheaza imaginile inregistrate) se afla in spatii securizate, protejate de masuri de securitate fizica;
– Echipamentele de stocare a imaginilor inregistrate se afla in spatii securizate, protejate de securitate fizica;
– Dreptul de acces se acorda utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaste, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru indeplinirea atributiilor de serviciu;
– Doar personalul desemnat cu administrarea sistemului, numit in acest sens de catre operator, are dreptul de a accesa fisierele inregistrate in sistem, de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor;
– Personalul extern care se ocupa cu mentenanta sistemului de supraveghere video semneaza acordul de confidentialitate;
6. ACCESUL LA DATELE PERSONALE SI DEZVALUIRE A ACESTORA
6.1. Drepturi de acces
Accesul la imaginile stocate si/sau la arhitectura a sistemului supraveghere video este limitat la un numar redus de persoane. In special, REGIO CALATORI S.R.L. impune limite in privinta persoanelor care au dreptul sa vizioneze materialul filmat in timp real. Vizionarea imaginilor sunt accesibile personalului anume desemnat de catre conducerea societatii. Vizionarea inregistrarii materialului filmat: vizionarea imaginilor inregistrate se va face in cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevazute expres de lege si incidentele de securitate, de catre persoanele special desemnate. Copierea, descarcarea, stergerea sau modificarea oricarui material filmat este interzis cu exceptia situatiilor in care conducerea societatii isi manifesta acordul in acest sens sau cu exceptia cazurilor anume prevazute de lege.
6.2. Instructaj
Toti membrii personalului cu drept de acces beneficiaza de o instruire initiala in domeniul protectiei datelor. Aceasta procedura va fi integrata in programul de instruire si indrumare, pentru toti utilizatorii cu drept de acces si atributii in operarea sistemului de supraveghere video. Seful serviciului se va asigura ca intreg personalul din subordine implicat in operarea sistemului de supraveghere video este instruit si informat cu privire la toate aspectele functionale, operationale si administrative ale acestei activitati.
6.3. Dezvaluirea datelor cu caracter personal
Orice activitate de dezvaluire a datelor cu caracter personal catre terti va fi documentata si supuse unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicarii si pe de alta parte compatibilitatea dintre scopul in care se face comunicarea si scopul in care aceste date au fost colectate initial pentru prelucrare (de securitate si control acces). REGIO CALATORI S.R.L. are obligatia punerii la dispozitia organelor judiciare, la solicitarea scrisa a acestora, inregistrarile video in care este surprinsa savarsirea unor fapte de incalcare a legii. Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezentei la program sau evaluarea performantei la locul de munca. In cazuri exceptionale, dar cu respectarea garantiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare sau persoanei imputernicite a efectua cercetare disciplinara, in cadrul unei anchete disciplinare, cu conditia ca informatiile sa ajute la investigarea unei infractiuni sau a unei abateri disciplinare de natura sa prejudicieze drepturile si libertatile unei persoane.
7. DURATA DE STOCARE
Durata de stocare a datelor obtinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proportionala cu scopul pentru care se prelucreaza datele, astfel ca imaginile sunt stocate pentru o perioada care nu depaseste 20 de zile, dupa care se sterg prin procedura automata in ordinea in care au fost inregistrate. In cazul producerii unui incident de securitate, durata de pastrare a materialului filmat relevant poate depasi limitele normale in functie de timpul necesar investigarii suplimentare a incidentului de securitate.
8. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE
REGIO CALATORI S.R.L. garanteaza ca asigura respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform legii.Toate persoanele implicate in activitatea de supraveghere video si cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Procedura de acces la date cu caracter personal.
8.1 Informarea persoanelor vizate
Informarea primara a persoanelor vizate se realizeza in mod clar si permanent prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficienta si localizat in zona supravegheata, astfel incat sa semnaleze existenta camerelor de supraveghere, dar si pentru a comunica informatiile esentiale privind prelucrarea datelor personale. Persoanele vizate sunt atentionate asupra existentei sistemului de supraveghere video si a proprietarului prin note de informare corespunzatoare, care cuprind scopul prelucrarii si identifica REGIO CALATORI S.R.L. ca operator al datelor colectate prin intermediul supravegherii video.
8.2. Exercitarea drepturilor de acces, interventie si opozitie
Pe intreaga perioada de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc detinute de REGIO CALATORI S.R.L, de a solicita interventia (stergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se o pune prelucrarii acestora conform legii. Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca si/sau sterge date cu caracter personal ca urmare utilizarii camerelor video trebuie sa fie adresata REGIO CALATORI S.R.L. Raspunsul la solicitarea de acces, interventie sau opozitie se da in termen de 15 zile calendaristice. Daca nu se poate respecta acest termen, persoana vizata va fi informata asupra motivului de amanare a raspunsului, de asemenea i se va comunica si procedura care va urma pentru solutionarea cererii. Daca exista solicitarea expresa a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile inregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare,in masura posibilitatii, cu conditia de a nu prejudicia drepturile tertilor (persoana vizata va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot aparea in inregistrare vor fi editate astfel incat sa nu fie posibila recunoasterea/identificarea lor). In cazul unei asemenea solicitari, persoana vizata este obligata sa se identifice dincolo de orice suspiciune (sa prezinte actul de identitate cand participa la vizionare) sa mentioneze data, ora, locatia si imprejurarile in care a fost inregistrata de camerele de supraveghere. De asemenea, persoana vizata va prezenta si o fotografie recenta astfel incat utilizatorii desemnati sa o poata identifica mai usor in imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot aparea in inregistrare vor fi editate astfel incat sa nu fie posibila recunoasterea/identificarea lor. Exista posibilitatea refuzarii dreptului de acces in situatia in care se aplica exceptiile prevazute de lege.
Necesitatea de a restrictiona accesul se poate impune si in cazul in care exista obligatia de a proteja drepturile si libertatile unor terte persoane, de exemplu daca in imagini apar si alte persoane si nu exista posibilitatea de a obtine consimtamantul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.
Anexa la Politica privind supravegherea prin mijloace video
PICTOGRAMA – MARCAJ
